Es increíble que este post nace de una ventana de tiempo limitada dentro de un montón de actividades que podría estar haciendo en este momento o incluso tareas pendientes que están esperando.
¿Que hace posible que destine un tiempo para transmitir un conocimiento de gran utilidad como este, y poder generar tiempo para otras actividades de mi agrado?
La respuesta es la Gestión del Tiempo.
El saber gestionar el tiempo te permite tener un uso más eficiente de tu tiempo, distribuirlo en distintos tipos de actividades e incluso poder priorizar las tareas entre nivel de importancia y urgencia.
En este articulo la idea es introducir algunos conceptos claves en la gestión de tiempo aumentando nuestra productividad personal, y como resultado final de este articulo tener un mayor manejo del tiempo y tener las competencias para priorizar tareas.
La Problemática de cómo organizar mi tiempo
Al realizar un calendario con nuestras tareas diarias, una de las principales dificultades con las que nos encontramos es decidir que tareas van primeras, cuales son segundas y así sucesivamente. Esto definitivamente puede ser una tortura, pero si no lo hacemos nos va a pasar seguramente que estemos haciendo nuestro trabajo de forma equivocada, en el momento equivocado y posiblemente pasemos bastante de nuestro tiempo presionados y estresados en tareas que no son importantes.
Por ejemplo, muchas veces tenemos tareas que son importantes pero difíciles de realizar y tendemos a postergarlas optando por realizar las tareas más fáciles y poco importante por su sencillez o por la satisfacción inmediata que proporciona terminarlas. También puede ocurrir lo contrario dedicarnos a proyectos grandes y quedarnos estancados acumulando una gran cantidad de tareas pequeñas sin completar. Esto ocurre frecuentemente con miles de opciones que nos hace perder la visión general en la priorización de tareas.
Incluso siendo precisos y cuidadosos, podemos considerar una segunda variable que nos agrega más dificultad aún, que tiene que ver con la exigibilidad de la tarea. Por ejemplo, ¿te ha pasado que puede existir una tarea pequeña que tu jefe te la esta pidiendo para hoy o puedes tener un proyecto que por planificación debe estar terminado en 3 semanas más?
Está claro, cuál elegirías de estas 2 no hay que ser un Genio, pero cuando tienes múltiples tareas y otras que se van agregando en el camino con urgencia créeme que no están fácil la elección.
Solución para Priorizar Tareas
La ventaja de contar con un sistema para priorizar tus tareas simplificará el proceso de toma de decisiones y te ayudará a tomar y adoptar decisiones importantes de manera más meditada.
Existe una matriz que popularizó el experto en productividad Stephen Covey que te ayudará a priorizar tus tareas en función de su importancia y urgencia. Lo principal que tienes que tener claro en esta matriz de dos por dos es que cada vez que tengas una tarea que agregar; es pensar que tan urgente es (si debes hacerla pronto), y si es importante (si tiene un gran impacto) y luego aplicas las reglas preestablecidas.
Cuadrantes de la Matriz para priorizar tareas
A continuación, describo en detalle cada uno de los cuadrantes de la matriz de priorización con la idea de saber clasificar correctamente cada tarea en el cuadrante más acertado.
Urgente e Importante
En este cuadrante están todas las crisis o incidentes graves que debes solucionar de inmediato, hasta un máximo de una semana si es que no es exigible para el momento o para el hoy. Por ejemplo, digamos que estas a cargo del sistema encargado de vender créditos en una entidad financiera y este se cayó, problemas con un producto que supervisas entre otras muchas. Están deben ser siempre tu mayor prioridad.
No urgente pero importante
Este cuadrante tiene tareas que tiene un gran impacto en ti o en tu empresa, pero no tienen un plazo de exigibilidad inmediato o no necesariamente están sujetas al tempo. Generalmente es probable que estas tareas estén relacionadas a tus objetivos a largo plazo o relacionadas optimizar tu tiempo. Por ejemplo, tenemos adquisición de una nueva habilidad, mejorar un procedimiento de una tarea rutinaria que tenias que te hará ganar tiempo o un trabajar en un gran proyecto. Lo importante que tienes que tener claro de este cuadrante que las tareas aquí no son urgentes, por lo tanto, a menudo no le podemos dedicar tanto tiempo. Por eso debes convertirla en tu segunda prioridad.
Urgente pero menos importante
Estas tareas deben hacerse rápidamente, pero tienen un impacto bajo si no se hacen o si se hacen tarde. Cuando consideres una tarea como poco importante, debes tener en cuenta su impacto para ti y para el resto del equipo o empresa. Estas tareas deben ser tu tercera prioridad.
No es urgente ni importante
El nombre lo dice todo. Estas son las tareas que no requieren atención inmediata ni son urgentes. Estas deben ser tu última prioridad o incluso ver la forma de eliminarlas o que no se repitan en el futuro sin generar un impacto en el resto. Algunas gestiones de correo electrónico por ejemplo pueden agruparse en esta categoría.
La aplicación de está matriz no solo te ayudará en el manejo del tiempo y a priorizar tu programa de actividades, si no hacer la tarea precisa en el momento adecuado.
Aplicativo para la Gestión del Tiempo
Si te pareció de utilidad este post, te quiero regalar un aplicativo en macros de Excel para la gestión del tiempo, que te permite ingresar y clasificar tus tareas en función de la matriz de priorización.
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